Das Thema der Mahnungen ist grundsätzlich und an sich schon lästig. SAP hilft standardmäßig bei der Abbildung dieses Prozessschrittes. Aber was ist mit anfallenden Mahngebühren? Im Standard werden diese im Mahnschreiben gedruckt, aber es wird keine Buchung erzeugt.

Dadurch wird beim Zahlungseingang der Ausgleich der offenen Posten erschwert. SAP ist nicht in der Lage den Zahlungseingang mit den offen Posten des Kunden auszugleichen, da i.d.R. die Mahngebühr die eingestellten Toleranzen überschreitet. Ein Ausgleich als Zahlungsdifferenz wäre sachlich auch nicht richtig und ist daher nicht erwünscht.

Vielmehr soll mit der Mahnung ein offener Posten erzeugt werden und bei Zahlungseingang, der die offene Forderung und die Mahngebühr umfasst, ein Ausgleich beider Positionen erfolgen.

Mit Ausführung des Mahnlaufes wird für offene Posten, die die Netto-Zahlungsziele überschritten haben, ein neuer offener Posten in Höhe der Mahngebühr erzeugt. Die Soll-Buchung erfolgt auf dem Debitor, die Haben-Buchung auf einem noch zu definierendem Ertragskonto.

Der offene Posten für die Mahngebühr referenziert auf die angemahnte offene Forderung.

Für die automatische Verbuchung von Eingangszahlungen, die Mahngebühren enthalten, müssen im elektronischen Kontoauszug Anpassungen getätigt werden.

Bei jedem Zahlungseingang, der die Nettofälligkeit überschritten hat, ist zu prüfen, ob bereits eine Mahnung erfolgt ist und ob es einen offenen Posten für die Mahngebühr gibt.

Beinhaltet der Zahlungseingang die Mahngebühr, so sind die ursprüngliche Forderung und der Posten für die Mahngebühr auszugleichen.

Bei Zahlungseingang für eine Forderung, für die bereits ein Posten für die Mahngebühr besteht, diese aber in der Zahlung nicht enthalten ist, wird nur der offene Posten der Forderung ausgeglichen. Der Posten für die Mahngebühr bleibt bestehen.