In einem sich ständig veränderndem wirtschaftlichem Umfeld passiert es immer wieder, dass bestehende Unternehmen sich zu neuen wirtschaftlichen Einheiten zusammenschließen.  Das kann aus unterschiedlichen Gründen geschehen. Was aber in den meisten Fällen zu beobachten ist, ist das die Unternehmen bereits ein eigenes ERP-System haben, mit dem sie ihre betriebswirtschaftlichen Prozesse abbilden.

Spätestens wenn die wichtigsten Aufgaben solcher Zusammenschlüsse erledigt sind, stellt sich oft die Frage, wie komme ich zu einem einheitlichen ERP-System für das Gesamtunternehmen.  Während der Vorbereitung auf den Zusammenschluss werden dazu meistens schon Betrachtungen angestellt, die aber eher auf einer höheren, strategischen Ebene lagen. Nun kommt es aber darauf an, einen konkreten Plan für die Umsetzung zu erstellen.

Aufgrund der Erfahrungen, die wir als Inwerken AG in mehreren Projekten dieser Art gesammelt haben, können wir unsere Kunden in Bezug auf Konzept und Strategie der Realisierung umfassend beraten. Mit unserer standardisierten Vorgehensweise bieten wir eine zeit- und ressourcensparende Methode, um die Zusammenführung erfolgreich umzusetzen.

Herangehensweise / Voraussetzungen

Es muss geklärt werden, ob es rechtliche Hürden gibt, die ein einheitliches ERP-System verbieten oder sehr aufwändig machen. Eine wichtige Rolle spielt dabei der Datenschutz.

Eine wichtige Voraussetzung für ein gemeinsames ERP-System ist die Harmonisierung der Prozesse und Stammdaten.

Sicher ist es möglich für jede wirtschaftlich selbständige Einheit eigene Prozesse abzubilden. Und bei gesetzlichen Anforderungen ist es ggf. auch unumgänglich. Jedoch sollte darauf geachtet werden, die Unterschiede so gering wie möglich zu halten.  Denn aus abgestimmten Prozessen ergeben sich später Synergien, die es ermöglichen Prozesse zu zentralisieren und effizienter zu gestalten.

Es kann auch auf ein Konsolidierungssystem hinauslaufen. Das heißt, entweder ein bestehendes oder ggf. neu zu implementierendes System konsolidiert die Finanzdaten, während die logistischen und evtl. auch die finanziellen Prozesse auf den vorhandenen Systemen weiterlaufen.

Stammdaten bilden das Herzstück der betriebswirtschaftlichen Prozesse der Unternehmen. Diese sind, zumindest in SAP, für einen ganzen Mandanten und damit für alle Teile des Unternehmens gültig. Daher ist bei der Anlage bzw. Erweiterung der Stammdaten größte Sorgfalt geboten. In der Regel ist es im Nachhinein schwierig, einmal falsch angelegt Stammdaten wieder zu löschen oder zu korrigieren.

Vorbereitung

Bei der Vorbereitung ist daher darauf zu achten, welche Prozesse für alle Gesellschaften gelten und wo es Unterschiede gibt. Welche Stammdaten werden in dem gemeinsamen System benötigt und ggf. gemeinsam genutzt.  Diese Informationen sind für verschiedene Aktivitäten wichtig:

  • Datenmigration
  • Customizing
  • Test
  • Schulung

Ist die Abstimmung zu Stammdaten und Prozessen abgeschlossen erfolgt das Anpassen des Customizings im zukünftigen gemeinsamen System. Dabei ist darauf zu achten, dass die Prozesse, die unverändert bleiben sollen nicht beeinträchtigt werden. Ist eine Veränderung jedoch unumgänglich, müssen die Veränderungen mit allen Beteiligten abgestimmt werden. Eventuell müssen Prozesse noch einmal überarbeitet werden.

Vorhandene Entwicklungen im bestehenden System sowie eventuell neu implementierte Entwicklungen müssen auf ihre Auswirkungen auf die geplanten Prozesse nach der Fusion geprüft und getestet werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Vorbereitung und der Test der Datenmigration. Für die Stammdaten muss geklärt werden, wie Duplikate vermieden und die Vereinheitlichung gestaltet werden soll. Bei Bewegungsdaten stellen sich die Fragen nach Zeitpunkt und Umfang.

Durchführung

Sind alle Vorbereitungen getroffen, kann die Zusammenführung realisiert werden.

Dafür muss ein günstiger Zeitpunkt gefunden werden, zu dem die wenigsten Auswirkungen im Geschäftsbetrieb der betroffenen Unternehmen zu erwarten sind. Es sollte aber auch ausreichend Zeit zur Verfügung stehen, um mit der gebotenen Sorgfalt vorgehen zu können. Ausreichend Puffer für Unvorhergesehenes sollte vorhanden sein.

Technische Anpassungen, soweit dadurch keine Prozesse betroffen sind, die bis zum Merger unverändert bleiben sollen, können bereits kurze Zeit vorher in das Produktivsystem eingebracht werden.

Wann die Migration der Stammdaten erfolgt, ist eine Ermessensfrage. Wird der Zeitpunkt zu früh gewählt, steigt der Aufwand der doppelten Pflege. Bei zeitgleicher Migration mit Go-Live steigen die Risiken durch Zeitdruck und Abhängigkeiten.

Für Bewegungsdaten ist ein Zeitpunkt am Ende einer Periode zu empfehlen. Das kann ein Jahres- oder auch ein Monatsabschluss sein. Für beide Varianten gibt es gute Für- und Gegenargumente.

Nachsorge

In den ersten Tagen und Wochen nach dem Merge sollten die Prozesse und Ergebnisse genau beobachtet werden, um Fehler und Abweichungen frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern, wie es bei Produktivsetzungen größerer Anpassungen üblich ist.

Läuft das System stabil, kann mit Optimierungen begonnen werden, um den größtmöglichen Nutzen aus dem Projekt zu ziehen.

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