Dieser Beitrag richtet sich an alle SAP-Anwenderinnen und Anwender, die sich aus verschiedenen Gründen mit der Einführung des S/4 Geschäftspartnerkonzepts befassen. Das Ziel ist, zu zeigen, für wen der Umstieg sinnvoll oder notwendig ist und was man dabei bedenken muss. In der SAP-Welt werden die Begriffe Geschäftspartner [kurz: GP] und Businesspartner [kurz: BP] synonym verwendet.
Businesspartner und Geschäftspartner
Für das Befassen mit dem GP-Konzept kann es verschiedene Gründe geben. Es wurde bereits 2001 von SAP vorgestellt. Damals waren Module wie das FSCM, CRM SRM und andere im Fokus. Mit dem Geschäftspartner wurden Beziehungen zu Kunden / Lieferanten und dieser untereinander abgebildet. Das kann auch heute noch ein Grund dafür sein, sich das Thema Businesspartner näher anzusehen.
Die Mehrheit allerdings befasst sich in diesem Zusammenhang mit der Einführung von S/4HANA. Darüber haben sich in den letzten Jahren einige Mythen entwickelt. Wer beabsichtigt auf S/4 umzusteigen, kommt um den GP nicht herum. Das ist erstmal ein Fakt, den SAP geschaffen hat. Nur wann der Umstieg erfolgen soll, ist nicht genau definiert. Unser Ziel ist es, zu zeigen für welche SAP-Anwenderinnen und Anwender der Umstieg sinnvoll oder notwendig ist. Außerdem ist es hilfreich sich über den richtigen Zeitpunkt klar zu werden.
Der Zeitpunkt wird von Ihrem Geschäftsumfeld bestimmt. Beispielsweise:
– Ihr Unternehmen möchte auf S/4HANA umsteigen.
– Die Datenqualität der Stammdaten soll verbessert werden.
– Prozesse werden eingeführt, die als Voraussetzung Geschäftspartner beinhalten.
Betrachten wir einmal verschiedene Szenarien für die Umstellung auf S/4.
Ein mögliches Szenario ist eine vollständige Neuimplementierung, ein sogenannter ‚Greenfield‘-Ansatz. In diesem Szenario kann man den Umstieg auf BP im Zuge der Datenmigration vollziehen. Oder aber, soweit Sie aus einer existierenden SAP-Landschaft heraus die Umstellung nach S/4 bewerkstelligen, kann der Umstieg auf BP bereits in der alten Umgebung erfolgen.
Beim Upgrade einer existierenden SAP-Landschaft, dem ‚Brownfield‘-Ansatz, ist die Umstellung auf BP zwingend vor der Migration durch SAP vorgesehen.
Welche Vorteile würde eine Umstellung in der alten SAP-Umgebung bringen?
- Im Zuge der Umstellung der Stammdaten im Altsystem können Sie bereits eine Bereinigung der Daten vornehmen. Denn es sammeln sich immer wieder Daten an, die in der neuen Umgebung nicht gebraucht werden.
- Die Anwenderinnen und Anwender sind bereits mit dem Konzept vertraut, was den Umstieg und das Changemanagement vereinfachen.
- Teilweise ist die notwendige Konfiguration bereits im Altsystem vorhanden und kann übernommen werden.
- Bekannte Schwächen im Stammdatenprozess, die im Altsystem bereits erkannt worden sind, können ausgemerzt werden.
Welche Fragen sollten in Vorbereitung der Umstellung beantwortet werden?
Das ist insgesamt vom Unternehmen abhängig. Es gibt aber Fragen, die uns in jedem dieser Projekte begegnen:
- Welche Nummernkreise sollen verwendet werden? Sollen alle Partnerrollen für einen BP dieselbe Nummer haben? Was passiert mit den bisherigen Nummern?
- Welche Partnerrollen werden benötigt? Wie sollen diese gruppiert werden?
- Brauchen wir den Partnertyp?
- Wie werden die BP im Prozess verwendet? Welche Anforderungen ergeben sich daraus?
Mit einigen dieser Fragen beschäftigen wir uns im praxisorientierten Teil des Beitrages.
Überlegungen und Schritte zur Umstellung
An dieser Stelle wird ein beispielhafter Überblick gegeben, der zeigt, welche Schritte zur Umstellung auf Geschäftspartner nötig sind. Diese Schritte gelten generell für ein ERP-System. Auch bei einer Migration / Umstellung auf S/4HANA muss idealerweise als Vorbereitung eine Umstellung auf Geschäftspartner erfolgen.
Ausgangssituation / Problemstellung
Zur Migration:
Vor der Migration sind einige Überlegungen bezüglich der Nummernkreise von Geschäftspartnern [GP] und Debitoren / Kreditoren sowie Personalnummern anzustellen.
CVI: Customer Vendor Integration
Die Komponente CVI (Customer Vendor Integration) sorgt für die Synchronisierung zwischen Geschäftspartnerobjekt und den Debitoren / Kreditoren. Diese Integrationsmerkmale müssen zuvor ausgeprägt werden.
Wichtig: Die Bereinigung der Stammdaten – Alle Debitoren / Kreditoren mit Löschvormerkung, die NICHT archiviert wurden, müssen trotzdem übertragen werden. Daher empfiehlt SAP diese zu archivieren.
Betrachtung Nummernkreise – Ist-Prozess
Das Wichtigste ist die Analyse der vorhandenen Nummernkreise, diese müssen für Geschäftspartner, Debitoren, Kreditoren und Personalstämme aufeinander abgestimmt werden.
Unter S/4 HANA findet die Synchronisation von Kunden und Lieferanten immer vom Geschäftspartner in Richtung Debitor / Kreditor statt, Personen (Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) haben ihren Ursprung in der Personalnummer.
Eine Überlegung ist grundsätzlich in jeder Umgebung durchzuführen: Für Geschäftspartner, die sowohl Debitor als auch Kreditor sein können, muss festgelegt werden, welche Nummer die führende ist.
Wenn ein Geschäftspartner mit einer bestimmten Gruppierung angelegt wird, ist dieser Gruppierung eine Kontengruppe zugeordnet. (Es können auch mehrere Gruppierungen der gleichen Kontengruppe zugeordnet werden.) Wenn also verschiedene „Arten“ von Debitoren / Kreditoren in verschiedenen Nummernkreisen liegen, müssen entsprechende Gruppierungen eingerichtet werden.
Rollenkonzept – Soll-Prozess
Debitoren und Kreditoren werden künftig über die Transaktion „BP – Businesspartner“ angelegt und verwaltet.
Dabei wird das Rollenkonzept der Geschäftspartner verwendet. Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für eine hierarchische Darstellung:
Weitere Details werden nun einmal in einer „Checkliste Umstellung GP“ dargestellt.
Grafischer Überblick GP-Konzept
Es folgen einige Grafische Beispiele zur GP-Konzeption.
Generelle Sicht:
Grundstruktur:
- Geschäftspartnertyp unterscheidet hauptsächlich zwischen Person und Organisation.
- Gruppierung: Beim Anlegen eines GP wird dieser genau einer Gruppe zugeordnet. Diese entscheidet über den Nummernkreis.
Beispiele:
– AG Auftraggeber (Debitoren)
– MC Mitarbeiter (Kreditoren – Mitarbeiter)
– K3 Lieferanten
– …
– A0 Ansprechpartner
- Rolle: Hiermit erfolgt dann die Zuweisung welche Art der Geschäftsbeziehung der GP hat:
– 000000 Geschäftspartner allgemein
– BUP003 Mitarbeiter
– FLCU00 DKI: Debitor – Buchhalterische Sicht
– FLCU01 DKI: Kunde – Vertriebssicht
– FLVN00 DKI: Kreditor – Buchhalterische Sicht
– FLVN01 DKI: Lieferant – Einkaufssicht
Beispiel für einen Mitarbeiter GP:
Beispiel Lieferant:
Beispiel Kunde:
Schritte zur Umstellung auf Geschäftspartner
Schlussendlich sind also folgende Hauptschritte bei der Umstellung auf BP zu betrachten:
Steps vor der Umstellung
- Analyse und Systembereinigung
- Sandboxsystem für Testmigrationen erstellen
- GP-Rollenkonzept aufbauen
Migration: Steps zur Umstellung
- Systemvorbereitung für die CVI-Integration
- Customizing Aufgaben durchführen (Kontengruppen, Feldmodifikationen, …)
- Zuordnungsaufgaben – GP-Debitoren Kreditoren und anderes …
- Prüfreporte starten und auftretende Fehler bearbeiten
- Konvertierung
Steps nach der Migration
- Vollständigkeit der Daten prüfen: Inhalte GP zu Debitoren Kreditoren, Stichproben zu den Inhalten
- Testen anlegen / ändern GP
- Geschäftsprozesse prüfen
- Anwenderinnen und Anwender schulen
Sie haben Fragen zur Einführung von Geschäfts- und Businesspartnern? Dann kontaktieren Sie uns gern!
Weitere Informationen zu S/4HANA finden Sie auch in unserem Leistungsportfolio.
