Heute ist Weltumwelttag. Ein guter Anlass, um euch fünf einfache Tipps vorzustellen, die dabei helfen Papier einzusparen. Egal ob ihr euch in der Uni, Ausbildung, im Büro oder zu Hause befindet. Denn der sparsame und sorgsame Umgang mit Ressourcen ist Teil des Klima- und Umweltschutzes. Viele Wälder werden aufgrund der Papierherstellung abgeholzt. Erschreckend fanden wir:  Genau genommen fällt jeder zweite industriell gefällte Baum der Papierherstellung zum Opfer.
(Quelle: https://www.wwf.de/themen-projekte/waelder/papierverbrauch/zahlen-und-fakten/).

Vor diesem Hintergrund unsere fünf Tipps auf dem Weg zum papierlosen Büro:

1. Ist-Zustand analysieren:

Wie ist der Stand der Dinge? Um festzustellen bei welchen Arbeitsprozessen wie viel oder überhaupt Papier verbraucht wird, muss man erst einmal auf den eigenen Verbrauch achten. Daher empfehlen wir als erstes eine Ist-Zustand Analyse von eurer Arbeitsumgebung zu machen. Hierbei hinterfragt ihr kritisch: Wo bzw. in welchen Bereichen fällt am meisten Papier an und was wird in Papierform verwendet bzw. ausgedruckt? Kommt für euch im Büro eher eine Prozessdigitalisierung und/oder eine Belegdigitalisierung in Frage? Welche Dokumente könnt ihr im Studium oder auch zu Hause digital bearbeiten und ablegen? Muss etwas unbedingt ausgedruckt werden?

2. Soll-Zustand festlegen:

Wie wäre es besser? Was könnten Alternativen sein? Diese Fragen sind bereits der zweite Schritt, Papier im (Arbeits-)Alltag erfolgreich einzusparen. Dazu können konkret folgende Überlegungen angestellt werden: Welche Ausdrucke werden nicht unbedingt benötigt? Legt euch im Studium eine Struktur zurecht, wie ihr Dokumente digital ablegt und bearbeitet. Hierbei ist es wichtig feste Meilensteine mit Datierung zu nennen. In welchem Zeitraum sollen welche Belege oder Prozesse im Büroalltag in digitaler Form ersetzt werden? Anschließend erfolgt Schritt für Schritt die Umsetzung.

3. Geeignete Tools einsetzen:

Für die Umsetzung werden geeignete Tools benötigt. Sie helfen dabei eine geordnete Struktur zu erzielen und produktiv arbeiten zu können. Welches Tool ihr genau verwendet, hängt dabei von der Unternehmensgröße oder -branche ab. Im Alltag habt ihr bspw. die Möglichkeit das Cloud System „Dropbox“ zum Strukturieren und Ablegen eurer Daten zu nutzen und könnt dieses Tool gleichzeitig bei Gruppenarbeiten in Ausbildung und Studium verwenden, wenn mehrere Mitwirkende an einem Dokument arbeiten sollen. Als kleines oder mittelständisches Unternehmen greift man bspw. aufgrund des erhöhten benötigten Umfangs auf größere Systeme, wie zum Beispiel „Microsoft Sharepoint“ zurück.

4. Digitale Kalender – auch zum kollaborativen Arbeiten:

Ein digitaler Kalender hat nicht nur den Vorteil, dass man mit ihm Papier einspart, sondern als Smartphone-User immer bei sich trägt inklusive Erinnerungsfunktion. Dies kann aber auch außerhalb des Alltags eine interessante Überlegung sein: Wann haben Kolleginnen und Kollegen oder Kommilitoninnen und Kommilitonen Zeit zur gemeinsamen Bearbeitung im Team? Mit bspw. Google G-Suite ist es möglich, Kalender mit Freigaben für unterschiedliche Teams zu verwalten. So könnt ihr Absprachen mit Teamkolleginnen und Teamkollegen treffen. Hier ist auch sichtbar, was andere in Dokumenten geändert oder neu hinzugefügt haben. Somit ist es im Sinne eines papierlosen Arbeitsortes bspw. nicht mehr notwendig, Zwischenergebnisse auszudrucken. Alle Mitwirkenden haben das Dokument digital und auf aktuellem Stand vorliegen.

5. Und zum Schluss: Laptop statt Block

Nehmt doch einen Laptop mit in die nächste Besprechung oder Vorlesung, um eure Notizen oder Protokolle zu machen und lasst den Block in der Schublade. Das spart nicht nur Papier, sondern auch Zeit. Wer auf den Stift nicht verzichten möchte, der kann auf Lösungen mit Tablet zurückgreifen. Dabei eignen sich Apps wie bspw. Foxit für Windows oder One Note für iOS. Mit den dort vorhandenen Programmwerkzeugen könnt ihr dann die handschriftlichen Notizen in Text umwandeln.

Digitalisierung bei Inwerken
Auch wir bei Inwerken entwickeln uns und unsere Kunden im Bereich Digitalisierung und papierlosem Büro in Zusammenarbeit mit unserem neuen Businesspartner ELO weiter. ELO entwickelt Softwarelösungen, die dabei unterstützen, Arbeitsabläufe zu digitalisieren und damit die elektronische Verwaltung von Unternehmensinformationen zu vereinfachen. Somit können wir als Businesspartner Kundenwünsche entgegennehmen, beraten und letztendlich die Umsetzung und individuelle Änderungen vornehmen.

Zusammengefasst: Wichtig ist, sich erst einmal überhaupt Gedanken über die eigenen Prozesse zu Hause, in Ausbildung oder Studium und natürlich im Unternehmen zu machen.  Bereits in Ausbildung und Studium können an vielen Stellen Papier eingespart werden, indem Dokumente mit geeigneten Tools digital bearbeitet und abgelegt werden. Einfach mal ausprobieren und machen. Erste Erfahrungen im Bereich Digitalisierung können im ganz Kleinen beginnen und kommende Projekte maßgeblich vereinfachen. Ist das Themengebiet zu groß oder komplex, stehen euch Expertinnen und Experten immer gerne mit Rat und Tat bei Seite.  In diesem Sinne wünschen wir euch einen schönen Weltumwelttag!