Bereits seit einigen Jahren gibt es den Begriff des „Neuen Hauptbuches“ in der SAP-Welt. In S/4HANA wurde dieses nun zum Standard. Es bietet Anwenderinnen und Anwendern viele neue, hilfreiche und spannende Funktionen. In diesem Beitrag geht es um Grundlagen sowie Vorteile, die das Neue Hauptbuch bietet und welche neuen Funktionen es beinhaltet.
Der Beitrag ist wie folgt aufgebaut:
- Hintergrund: Warum das Neue Hauptbuch so gefragt ist
- Für wen ist das Neue Hauptbuch interessant?
- Ein wenig Technik – Das steckt hinter dem Neuen Hauptbuch
- Neue Funktionen
- Parallele Rechnungslegung
- Mehrwährungsfähigkeit
- Erweiterbarkeit
- Echtzeitintegration
- Fiori-Apps
- Wie gelingt der Umstieg ins Neue Hauptbuch?
- Fazit
Hintergrund: Warum das Neue Hauptbuch so gefragt ist
Mit zunehmender Globalisierung der Wirtschaft werden die Anforderungen an international tätige Unternehmen immer komplexer. Der Umgang und die Handhabung unterschiedlicher Währungen spielen eine stetig wachsende Rolle. Mit der Einführung des Neuen Hauptbuches bekommen Anwenderinnen und Anwendern einige Funktionen zur Verfügung gestellt, die besonders, aber nicht ausschließlich, für Firmen mit mehreren Gesellschaften in verschiedenen Ländern interessant sind. Denn im Neuen Hauptbuch ist die Abbildung verschiedener Rechnungslegungsvorschriften, in den Heimatländern der einzelnen Konzerngesellschaften, durch die Einrichtung mehrerer paralleler Ledger stark vereinfacht.
Für wen ist das Neue Hauptbuch interessant?
Das Neue Hauptbuch ist selbstverständlich zuerst einmal für die Finanzbuchhaltung interessant. Durch die neue Summentabelle ist die Verflechtung mit dem Controlling stärker ausgeprägt und bietet somit auch dort mehr Möglichkeiten. Daher lohnt es sich ebenso für Controller, einen näheren Blick darauf zu werfen. Nicht zuletzt sind auch die IT-Verantwortlichen als Interessensgruppe zu erwähnen. Für sie ist es interessant zu verstehen, welche Anwendungsmöglichkeiten und Anforderungen an die IT sich aus den Neuerungen ergeben.
Ein wenig Technik – Das steckt hinter dem Neuen Hauptbuch
Mit S/4 Finance wurde, wie bereits erwähnt, eine neue Summentabelle (ACDOCA) eingeführt. Diese Tabelle beinhaltet sowohl Bewegungs- als auch Stammdaten und wird auch „Universal Journal“ genannt. Hier werden FI- und CO-Belege als ein Beleg abgelegt, womit die bisherige Trennung entfällt. Die bis Dato separaten Tabellen der Nebenbücher entfallen und wurden durch spezielle Views auf die neue Summentabelle ersetzt. Durch das Universal Journal entfällt die Abstimmung der Haupt- und Nebenbücher, da es nur noch eine Datenquelle gibt.
Neue Funktionen
Wie bereits in der Einleitung erwähnt, ist das Neue Hauptbuch keine exklusive Funktion von S/4, sondern wurde bereits im ECC eingeführt. In S/4 fand jedoch eine Weiterentwicklung statt, die bspw. folgende Funktionalitäten beinhält:
Parallele Rechnungslegung
Im Hauptbuch können mehrere Bücher (Ledger) geführt werden, die jeweils eine Rechnungslegungsvorschrift abbilden. Konten können leger(gruppen)spezifisch bebucht werden. Somit entfällt die Einrichtung spezieller Konten für abweichende Rechnungslegungsvorschriften.
Mehrwährungsfähigkeit
Für jedes Ledger können mehrere Währungen neben der Transaktionswährung geführt werden. Verschiedene Ledger können dabei auch unterschiedliche Währungen haben. Die Umrechnungskurse können sowohl als Tageskurse als auch periodisch gepflegt werden.
Erweiterbarkeit
Neben der umfangreichen Auswahl an Feldern im Standard können zusätzliche Felder definiert werden, die in den Belegen bebucht werden können.
Echtzeitintegration CO
Da die neue Summentabelle alle FI- und CO-Belege enthält ist eine nachträgliche Überleitung von CO-Buchungen nach FI nicht mehr notwendig.
Fiori-Apps
Neben der klassischen SAP GUI gibt es die Fiori-Oberfläche. Für S/4 sind viele interessante Apps bereits in der Standard-Auslieferung enthalten. Darüber hinaus können anwenderspezifische Apps durch die Administratoren oder durch Endanwenderinnen und Endanwender erstellt werden.
Bspw.: T-Konten Sicht auf Buchungsbelege
Wie gelingt der Umstieg ins Neue Hauptbuch?
Egal ob Green- oder Brownfield-Ansatz: Für eine Implementierung des Neuen Hauptbuches ergeben sich spezielle Anforderungen. Im Einführungsprojekt müssen diese definiert und das Customizing entsprechend den Anforderungen angepasst werden. Es gilt darüber hinaus vorhandene Prozesse zu überprüfen, aktualisieren und die potenziellen Anwenderinnen und Anwender mit den neuen Möglichkeiten vertraut zu machen. Denn mit der S/4-Einführung ergeben sich zusätzliche Möglichkeiten, die über das Neue Hauptbuch im ECC hinausgehen.
Im folgenden Beitragsverlauf liegt der Schwerpunkt auf der Implementierung von S/4 Finance:
Egal ob Green- oder Brownfield, am Anfang steht also eine Anforderungsanalyse. Sowohl für den SAP-Neuling als auch den geübten SAP-Anwendenden eröffnen sich viele neue Möglichkeiten. Daher ist es sinnvoll, zuerst die unbedingt notwendigen Funktionen zu definieren. Das beinhaltet die aktuell verwendeten Prozesse, soweit diese beibehalten werden sollen, und die dringend benötigten, aber bisher fehlenden Funktionen. Im Laufe der Analyse kann eine Liste mit weiteren, später zu implementierenden Prozessen erstellt werden. Somit kann eine erste arbeitsfähige Version erstellt und implementiert werden. Diese wird dann entsprechend den Fachbereichs-Anforderungen sukzessive ausgebaut.
Da Finanzbuchhaltung und Controlling nie allein das gesamte Geschäft des Unternehmens abbilden, müssen von Anfang an Integrationspunkte bedacht werden. Ob die Logistik zeitgleich mit dem Fibu eingeführt wird oder erst später dazukommt, ist ein wichtiger Unterschied in Bezug auf Integration. Es muss aber in beiden Szenarien bereits von Beginn an sichergestellt werden, dass alle Geschäftsprozesse im Finanzwesen richtig abgebildet sind. Besonders bei einer späteren Logistik-Implementierung ist vorausschauendes Handeln wichtig.
Fazit
Mit guter Vorbereitung und klarer Vision erleichtert die Implementierung des Neuen Hauptbuches in S/4 Finance das Tagesgeschäft, beschleunigt die Abschlüsse und bringt neue Möglichkeiten für das Finanzmanagement.
Sie haben Fragen zum Thema S/4HANA? Kontaktieren Sie uns jederzeit gern.
