HCM Fiori Anwendungen machen Lust auf mehr Fiori

Vor kurzem haben wir angefangen, auch intern verstärkt SAP HCM einzusetzen. Seit einigen Jahren nutzen wir eine eigenentwickelte Lösung für die Urlaubsverwaltung und setzen zukünftig verstärkt auch das HCM mitsamt der bereitgestellten Fiori-Anwendungen ein. Einige Fiori-Anwendungen haben wir entsprechend erweitert und für die Projektzeiterfassung entschieden, eine komplett eigene Lösung zu schreiben, da der Fiori-Standard zu weit von unseren eigenen Erwartungen an die Usability abweicht.
Neben CRM ist das Thema HCM bei unseren Kunden als Einstieg in die Fiori-Welt sehr beliebt. Die angebotenen Anwendungen decken einen großen Teil der Anforderungen aller Mitarbeitenden im Unternehmen ab und erlauben zudem Managern eine zeitnahe Genehmigung von Anträgen, Zeiten und anderen Geschäftsobjekten. Ein großer Vorteil von Fiori-Anwendungen ist die Möglichkeit, die Anwendung auf unterschiedlichsten Gerätetypen zu verwenden. Egal ob Smartphone, Tablet oder Desktop: Die Anwendung passt sich der Bildgröße des Gerätes an und stellt die Informationen dar. So kann der Urlaubsantrag auch von unterwegs mit dem Smartphone gestellt bzw. genehmigt werden.

Alle Fiori-Anwendungen lassen sich über das Fiori Launchpad starten. Das Launchpad ist der zentrale Einstiegspunkt in die Anwendungen. Über Rollen werden die anzuzeigenden Anwendungen zugeordnet. Der Anwender hat zudem die Möglichkeit – wie in einem App-Store – weitere Anwendungen auszuwählen. Die auswählbaren Anwendungen werden in Katalogen zusammengefasst und den gewünschten Rollen zugeordnet. Im HCM wird zwischen Mitarbeiter (ESS)- und Manager (MSS)-Szenarien unterschieden. In diesem Blogbeitrag werden wir die Anwendungen „Meine Abwesenheitsanträge“, „Meine Zeitbuchungen“ und die „Abwesenheitsantrag genehmigen“ detaillierter beschreiben und auch kurz auf eine Eigenentwicklung eingehen.

Mit dieser Anwendung ist es möglich, Abwesenheiten zu beantragen. Wie gewohnt beschränken sich Fiori-Anwendungen auf die wesentlichen Aspekte des Prozesses. Entsprechend ist die Anwendung leicht verständlich und angenehm zu nutzen. Mit wenigen Klicks lässt sich ein Abwesenheitsantrag stellen. Nach der Auswahl der gewünschten Abwesenheitsart wählt man den Zeitraum aus. Das verfügbare Kontingent der gewählten Abwesenheitsart wird genauso angezeigt wie auch der Genehmigende des Antrags. Darüber hinaus lässt sich auch noch ein Kommentar für den Genehmigenden erfassen.
Die Konfiguration der Anwendung ist sehr flexibel möglich. Auswählbare Abwesenheitsarten, die Berechnung der Kontingente, anzuzeigende Kontingente und weitere Informationen sind im HCM einstellbar. Auch lassen sich die Genehmigungs-Workflows entsprechend anpassen. Wird beispielsweise der normale Urlaub über den Linienvorgesetzten genehmigt und Bildungsurlaub über die Personalabteilung, kann das über die Workflows entsprechend abgebildet werden.

Neben der Beantragung der Abwesenheit lassen sich weitere Informationen abrufen. Unter „Ansprüche“ findet man die Kontingente. Neben dem normalen Erholungsurlaub lassen sich auch weitere Ansprüche (beispielsweise Zusatzurlaub §125 SBG IX) anzeigen.

Möchte man sich die bisherigen Abwesenheitsanträge ansehen, findet man die gewünschten Informationen unter „Verlauf“. Von hier lassen sich die beantragten Abwesenheiten – in Abhängigkeit des Status – noch ändern oder stornieren.

Die Anwendung „Meine Zeitbuchungen“ bildet die klassische Stempeluhr ab und wird oftmals zusätzlich zu den Zeiterfassungsterminals eingesetzt, um auch die Arbeitszeiterfassung an Standorten zu ermöglichen, an denen es kein Terminal gibt. Die Fiori-App ist denkbar einfach zu nutzen. Der Benutzer wählt den gewünschten Zeitereignistyp (beispielsweise kommen oder gehen) aus und klickt auf „Anlegen“, um das Zeitereignis zu erfassen. Anschließend wird der erfasste Eintrag direkt in der Liste dargestellt und ist im Backend verfügbar.

Über die Funktionen im Footerbereich lassen sich die bisher erfassten Zeiten als PDF ausgeben. Wurde für einen Tag die Erfassung der Arbeitszeit entweder ganz oder teilweise vergessen (und lassen sich daher die Zeitpaare nicht bilden), werden diese Informationen im Bereich Mitteilungen dargestellt.

Nachdem der/die Mitarbeitende einen Abwesenheitsantrag gestellt hat, bekommt der/die Genehmigende eine E-Mail, dass sich zu genehmigende Anträge in seinem Arbeitsvorrat befinden. Um diese Anträge zu genehmigen, ruft der/die Genehmigende die entsprechende Fiori-App auf.
Die Genehmigung der Abwesenheit erfolgt über eine klassische Split-App. Split-Apps sind auf die Bearbeitung von Arbeitsvorräten optimiert. Links werden die einzelnen Einträge angezeigt und im rechten Bereich die Details mit möglichen Folgeaktivitäten.
Die Übersicht der Anträge befindet sich entsprechend auf der linken Seite der Anwendung. Hier werden wichtige Informationen wie der Name des Antragstellenden, die Art der Abwesenheit und der Abwesenheitszeitraum angezeigt. Im rechten Bereich werden die Details noch einmal dargestellt und auch die Folgefunktionen „genehmigen“ und „ablehnen“ angeboten.

Die Anwendungen sind sehr übersichtlich und auf das Wesentliche beschränkt. Das garantiert eine schnelle Einarbeitung in die Anwendungen, ohne größeren Schulungsaufwand zu benötigen. Unsere Kunden, die die Anwendungen einsetzen, und auch wir sind mit den Anwendungen sehr zufrieden.
Das SAP nicht für alle Kunden out-of-the-box die passgenauen und vollständigen Anwendungen liefern kann, liegt in der Natur der Dinge. Wir vermissten ein paar Anwendungen für Mitarbeitende und Teamleitung, um die Arbeitszeiten und Abwesenheitsanträge besser zu überblicken. Zudem nutzen wir, neben der Arbeitszeiterfassung, die Projektzeiterfassung mittels CATS für die Abrechnung gegenüber Kunden und der Auswertung interner Projekte. Für diesen Zweck übertragen wir die erfassten Abwesenheiten auch nach CATS, um die Daten dort anzuzeigen. Die Daten aus CATS möchten wir entsprechend auch mit der Arbeitszeiterfassung abgleichen.
Zur übersichtlicheren Darstellung der erfassten Zeiten und zusätzlicher Daten, haben wir eigene Fiori-like Anwendungen geschrieben. Hierzu gehören Anwendungen für die Teamleitung zur Darstellung der Abwesenheiten und der erfassten Arbeitszeiten vom Team, als auch eine Anwendung für die Mitarbeitenden zur Kontrolle der erfassten Zeiten mit der Darstellung der in CATS erfassten Zeiten.
Die Arbeitszeitübersicht (als Employee-Self-Service-Anwendung) zeigt im oberen Bereich die KPIs für die Gesamtüberstunden, bisher gearbeitete Wochenstunden, einem Vergleich der Wochenstunden, den Kontingenten des aktuellen Resturlaubs als auch den Resturlaub vom Vorjahr und das Datum der letzten Aktualisierung. Auf Positionsebene sieht man die Daten des Tages und hat zusätzlich die Möglichkeit, sich die erfassten Zeitereignisse aus der Arbeitszeiterfassung anzeigen zu lassen.

Teil 1 dieser Blogserie beschreibt die Fiori-Anwendungen aus dem HCM Umfeld, die wir selber aktiv im Einsatz haben, und gibt einen groben Überblick über die Möglichkeiten der verschiedenen Anwendung geben. Wie eingangs bereits erwähnt, sind Anwendungen aus dem HCM Bereich sehr gut geeignet, um in das Thema Fiori einzusteigen und stoßen sowohl beim Team, als auch beim Management auf Zustimmung. Mitarbeitende werden in die Lage versetzt, HCM Prozesse mit einer modernen Webanwendung zu verwenden. Die Anwendungen sind für alle Mitarbeitenden geeignet, da sie Prozesse abbilden, die auf nahezu jedes Teammitglied zutreffen. Mitglieder des Managements sind in der Lage, Genehmigungsprozesse zu nutzen und Mitarbeitendeninformationen einzusehen. Durch den Einsatz der Anwendungen lässt sich die Bearbeitungszeit der verschiedenen Prozesse deutlich verkürzen.
Das führte bei uns intern zu großer Akzeptanz der Fiori-Anwendungen und erhöhte die Mitarbeiterzufriedenheit.