Was ist Projektplanung

Die Projektplanung beschreibt das vollständige Vorgehen in einem Projekt. Dieses wird in viele logische Fragmente unterteilt, aus denen wiederum Arbeitspakete, Arbeitsschritte und Meilensteine definiert werden. Jeder Schritt und jedes Arbeitspaket erhält eine eindeutige Vorgangsnummer. Das Herunterbrechen auf die verschiedenen Einzelteile sorgt für eine erhöhte Transparenz im Projekt und gewährleistet, dass wichtige Arbeitsschritte nicht vergessen werden. Arbeitspakete, Aufgaben und Arbeitsschritte können im Anschluss entsprechenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugeordnet werden.

Aus den Fragmenten lässt sich ein Projekt- bzw. Vorgehensplan erstellen. Dieser visualisiert, wie lange die einzelnen Phasen sowie die sich überschneidenden Vorgänge andauern. Je nach Gestaltung des Projektplans lässt sich der aktuelle Status des Arbeitspakets, der Phase oder Aufgabe widerspiegeln. Der Projektplan im Gesamten zeigt den aktuellen Projektstatus an und ermöglicht es der Projektleiterin bzw. dem Projektleiter auf mögliche Komplikationen rechtzeitig zu reagieren.

Ein Beispiel, um sich die Projektplanung besser vorstellen zu können, ist Folgendes:

Die Ausgangssituation: Es wird geplant ein Haus zu bauen, welches im Juni des Folgejahres fertig und bezugsbereit auf einem bestimmten Grundstück stehen soll. Es ist Oktober. Das Grundstück, auf dem das Haus gebaut werden soll, ist noch nicht erworben. Zudem muss es für den Bau erst vorbereitet werden.

Wie sieht nun das weitere Vorgehen aus?

Die Projektleiterin bzw. der -leiter muss sich überlegen, welche Dinge zu erledigen sind, bis das Haus bezugsfertig auf dem Grundstück steht. Dazu gehört es offene Fragen zu klären. Zum Beispiel wie das Haus auszusehen hat und welche weiteren Anforderungen bestehen: Soll das Haus einen Keller oder Garten haben? Wenn ja, ist das überhaupt möglich?

Sind solche Fragen geklärt, geht es an den Aufbau eines Projektplans. Der Projektplan ähnelt einem Zeitstrahl, dem verschiedene Aufgaben mit ihrer Dauer und ihrem Startzeitpunkt zugeordnet sind.

Steht der Projektplan, so werden die Aufgaben den entsprechenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugeordnet, sodass das Projekt starten kann.

Projektplan Terminplan