Workflow ist eine Technologie, die eine Aufgabe in der vorgegebenen Reihenfolge zur richtigen Zeit, an die richtigen Personen und mit den richtigen Informationen liefert. Das Ziel ist die Minimierung des Aufwands und Fehlerreduktion mit Hilfe von Automatisierungen. Im Workflow selbst werden Aufgaben festgelegt und die jeweiligen Regeln zur Bearbeiter-Ermittlungen zugeordnet.
Eine Neuheit im S/4HANA für Anwenderinnen und Anwender ist die Konfigurationsmöglichkeit von Workflows über eine Fiori-App. Die dahinterstehende Workflow-Technologie basiert hauptsächlich auf dem altbekannten SAP Business Workflow. Die Konfigurationsmöglichkeiten des Anwenders umfassen Steuerungsparameter wie Gültigkeitszeiträume der Workitems, Genehmiger-Ermittlung über direkte Zuweisungen, Rollen oder individuelle -Logiken. Des Weiteren können dort Startbedingungen sowie Ereignisbehandlung gepflegt werden.
Abbildung 1: Konfiguration eines flexiblen Workflows für Bestellungen
Die Modellierung von Business Workflows lag bislang klassisch im Verantwortungsbereich der IT-Abteilung, was sich mit S/4HANA grundlegend ändert. So können diese Aufgaben derweil von Prozessexperten und Anwendenden problemlos übernommen werden. Für Konfiguration und Verwaltung der Workflows ist kein technisches Fachwissen mehr notwendig. Neu ist der Begriff des „flexiblen Workflows“, welcher sich in der Handhabung gegenüber dem klassischen Workflow differenziert. Zwar nutzen beide Technologien weitgehend das gleiche Framework, aber der flexible Workflow punktet vor allem durch einfache und benutzerfreundliche Anwendung.
Flexibler Workflow und seine Funktionen
Der flexible Workflow mit seinem neuen Framework in S/4HANA bietet den Prozessverantwortlichen die belegorientierte Konfiguration über Fiori-Apps und erfordert lediglich Prozesskenntnisse. Programmierkenntnisse sind nicht unbedingt notwendig. Dennoch besteht für Anwenderinnen und Anwender die Möglichkeit eigene Programmierungen vorzunehmen. Der flexible Workflow wird allerdings umfangreich für viele Anwendungsbereiche angeboten, sodass individuelle Ergänzungen nicht unbedingt notwendig sind.
Die Konfiguration des Workflows ist simpel, rollenbasiert und kann über die jeweiligen Fiori- Kacheln selbst von Anwendenden vorgenommen werden. Nach abschließender Aktivierung des Workflows ist dieser unmittelbar einsatzbereit und kann mit minimalem Aufwand aktiviert sowie deaktiviert werden.
Der Aufbau eines flexiblen Workflows besteht aus einer Workflow-Definition, in der zunächst nur die Namensgebung, Beschreibung sowie sein Gültigkeitszeitraum von Bedeutung ist. Diesem Workflow lassen sich vom SAP-Standard bereitgestellte Startbedingungen zuweisen, um den Workflow ins Leben rufen zu können. Weitere Vorteile zeigen sich auch in den Workflow-Schritten. Hier können Schrittfolgen mit individuellen Startbedingungen kombiniert werden. So ist es möglich, sämtliche Anwendungsfälle in einem Workflow geknüpft an bestimmte Feldinhaltprüfungen abzudecken und zu individualisieren. Auch die Behandlung des Workflow-Ergebnisses bei Auftreten von Ausnahmen können konfiguriert werden. Somit ist es Anwenderinnen und Anwendern möglich, automatisierte (Genehmigungs-)Prozesse in voller Gänze zu definieren und gestalten.
Ein wesentlicher Vorteil, den und dessen Anwendende schätzen ist, dass Genehmigende in der SAP Fiori-App „My Inbox“ über neue Workitems benachrichtigt werden. Eine zusätzliche E-Mail-Meldung ist optional einstellbar. Auch die Entscheidung lässt sich an Anwendende per E-Mail zurücksenden. Bspw. ob ein Beleg genehmigt oder abgelehnt ist. Hierfür werden verschiedene E-Mail-Templates zur Verfügung gestellt. Diese können ggfs. noch angepasst und bei verschiedenen Workitem-Interaktionen zur Benachrichtigung per Mail zugezogen werden. Dies geschieht ebenfalls aus einer Fiori-App heraus, sodass für den Aufbau von Benachrichtigungsszenarien ebenfalls keinerlei Programmierkenntnisse notwendig sind. Die Benutzerfreundlichkeit und die Visualisierung wichtiger Daten stehen hier klar im Fokus.
Abbildung 2: My Inbox.
Anwendungsbereiche des flexiblen Workflows in S/4HANA
dem Release 2021 sind für den flexiblen Workflow noch zusätzliche Features sowie Anwendungsbereiche hinzugekommen, sodass diese nun für die folgenden Objekte verfügbar sind:
- Ausschreibungen
- Lieferantenangebote
- Lieferpläne
- Einkaufskontrakte
- zentrale Einkaufskontrakte
- Bestellanforderungen (kopf- und positionsbasiert)
- zentral verwaltete Bestellanforderungen
- Bestellungen
- zentral verwaltete Bestellungen
- Leistungserfassungsblätter für Lean Services
- Lieferantenrechnungen
- Zuschlagsszenarien
- Ausschreibungsprojekte
- Ausschreibungslieferantenlisten
Der flexible Workflow kann individuell konzipiert werden. Neben können auch beliebig viele Workflows anlegt werden. Die einzelnen Workflows können anschließend unabhängig voneinander in verschiedene Reihenfolgen gesetzt, oder aktiviert bzw. deaktiviert werden.
Vorteile flexibler Workflows in S/4HANA auf einem Blick
- mehr Möglichkeiten durch neue Workflow-Technologie
- übersichtlicher
- Fiori Design konzipiert
- als Cloud-Edition oder auch On-Premise einsetzbar
- individuelle Konfiguration
Technische Möglichkeiten des flexiblen Workflows von S/4HANA
Eine weitere Neuerung stellt die Modellierungsoberfläche des „SAP Workflow Builders“ dar. Mit dem neuen Szenario Builder „SWDD_SCENARIO“ können einzelne Schritte schnell und überschaubar im Backend bearbeitet werden. Die Technik im Hintergrund ist seit ERP gleichgeblieben und auch nur „On-Premise“ verfügbar. Für die Implementierung ist keine Programmierung notwendig, jedoch möglich. Dadurch ist ein hoher Individualisierungsgrad erreichbar. Die Einbindung von kundenspezifischen Feldern ist ebenso problemlos möglich. Hierfür wurde seitens der SAP die neue App „Benutzerdefinierte Felder und Logik“ (bzw. „Custom Fields and Logic“) entwickelt, um Z-Felder schnell und einfach aus der Anwendung heraus anzulegen, ohne Bedarf ab einer entwicklungsseitigen Unterstützung.
Einkaufsanalysen (bzw. Procurement Analytics)
Als Letztes existieren auch vermehrt analytische Apps im Kontext von flexiblen Workflows. So lässt sich bspw. die durchschnittliche Genehmigungszeit für Bestellanforderung seit Anlage des Beleges anzeigen. Mit Hilfe von SAP Core Data Services (CDS) Views lassen sich weitere Analysen verwenden. Die Erstellung und Erweiterung von CDS-Views mit grundlegenden und individuellen Funktionen sowie ein eigenes Berechtigungskonzept bieten eine Menge analytischer Möglichkeiten.
Alles in allem bieten die flexiblen Workflows eine Vielzahl von Neuerungen und einen hohen Grad an individuellen Steuerungsmöglichkeiten für unterschiedliche Freigabeprozesse im Unternehmen.
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