Ab dem 27. November 2020 sind Lieferanten des Bundes verpflichtet, die Rechnungsstellung in elektronischer Form durchzuführen. Somit dürfen Unternehmen, die an den Bund liefern, keine einfachen Papier- oder PDF-Rechnungen mehr bei öffentlichen Auftraggebern einreichen. Ausnahmen sind Forderungen unter einem Nettobetrag von 1.000 €. Ansonsten müssen alle Lieferanten des Bundes nach dem 26. November in der Lage sein, elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnung) zu erstellen, zu übermitteln und während der Aufbewahrungsfrist sicher zu archivieren.
Auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen https://www.e-rechnung-bund.de/ finden Unternehmen und Behörden viele wichtige Informationen, um sich auf die E-Rechnung vorzubereiten. Dabei nennt sich das rechtlich verabschiedete und XML-basierte Standard-Format, das in Form einer E-Rechnung an die öffentliche Hand gehen soll, „XRechnung“. Lieferanten können hierfür folgende Übermittlungsmöglichkeiten nutzen: Upload, E-Mail, De-Mail oder Peppol.
Einige Unternehmen nutzen SAP, um Rechnungen zu erstellen. Der Standard kann für die entsprechende Rechnungsübermittlung an den Bund aufgerüstet werden. Jedoch ist die Lösung nicht für jedes Unternehmen passend. Das liegt vor allem daran, dass das hauseigene Produkt „SAP Document Compliance“ für viele über das Ziel hinausschießt. Es ist zu umfangreich und komplex. Des Weiteren gibt es nicht nur die XRechnung als gängiges E-Rechnungsformat. Auch andere Formate sind auf dem Markt etabliert, wie bspw. „ZUGFeRD“. Dieses wird vor allem in der B2B-Privatwirtschaft eingesetzt. Im Gegensatz zur XRechnung (B2G) besteht es aus einem PDF und einer inkludierten maschinenlesbaren XML-Datei.
Wer sowohl den Bund als auch Unternehmen aus der Privatwirtschaft beliefert oder dies in Zukunft plant, hat die Möglichkeit mithilfe der Electronic Invoice Application (kurz: ELINA) zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen. Diese SAP-basierte Anwendung vereint die sogenannte XRechnung mit der gängigen Lösung aus dem B2B (ZUGFeRD 2.0). Dabei bildet die Grundlage für die XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung die Nachrichtenfindung sowie alternativ in S/4HANA das Output-Management. In diesem Rahmen findet die Aufbereitung der Rechnungsinformationen aus der Faktura, in die benötigte XML-Struktur bis hin zum E-Mail-Versand statt.
In wenigen Tagen umstellen.
… einfach über das Formular mehr Informationen oder Angebot anfordern.
Doch unabhängig für welche Art der E-Rechnungs-Lösung man sich entscheidet: Es ist wichtig dies zeitnah zu tun. Die Alternative zur Einführung der XRechnung ist ab dem 27. November die manuelle Eingabe aller Forderungsdaten in ein Webformular. Dieses muss anschließend heruntergeladen werden, um es speichern zu können.
Das Positive an der E-Rechnung ist die medienbruchfreie Weiterverarbeitungsmöglichkeit. Ein normales PDF muss (meist) vom Rechnungsempfänger ausgedruckt oder von einer OCR gescannt werden, damit ein Weiterbverarbeitungsprozess möglich ist. In beiden Fällen gibt es zahlreiche Fehlerquellen. Weiter wird der Verzicht von Papier und die Aufwendung von Arbeitszeit für die Beleg-Erstellung durch Expert*innen auf ein Fünftel der bisherigen Ausgaben geschätzt. Hier lässt sich also ordentlich Zeit und Geld sparen.
Weitere Informationen finden von der Umstellung betroffene Unternehmen hier:
