Eine App als Lösungsansatz, um analoge und papierbasierte Organisationsaufwände zu minimieren. In diesem Beitrag geht es um die Idee eines Azubis, die zu einem erfolg- und umfangreichen Projekt wurde­­­. Das bisher intern genutzte Ergebnis, spart bereits heute dutzende Stunden administrativen Aufwand.

Die Idee: Problemlösung mit System

Jedes Projekt beginnt mit einer Idee. Als Azubi half ich bei einem SAP Inside Track aus. Eine Veranstaltung, die unser Unternehmensmarketing gemeinsam mit und für Entwicklerinnen und Entwickler organisiert. In Zusammenarbeit mit den Organisatoren fiel mir der ganze Papierkram und der damit verbundene Verwaltungsaufwand auf. Zum Mittag gab es individuelle Pizza-Bestellungen von dutzenden Teilnehmenden.  Es wurde ziemlich schnell sehr kompliziert. Vor allem weil viele Teilnehmende mittags nicht mehr wussten, was sie sich morgens für eine Pizza ausgesucht hatten. Ich habe gedacht: Hier muss doch ein System her. Sicherlich gibt es schon einige Veranstaltungs-Management-Systeme. Doch meine Recherche ergab: Keines deckt die Anforderungen von Inwerken ab. So kam mir die Idee für eine Veranstaltungs-App.

Auf dem Weg zum ersten eigenen Projekt

Nachdem ich mir von einigen Kolleginnen und Kollegen die Meinung dazu eingeholt habe, bekam ich mehr und mehr Unterstützung. Also setzte ich mich an ein Konzept. Nach genauen Absprachen und Abstecken der Anforderungen fiel schnell auf, dass dies kein kleines Projekt wird. Mit dieser Erkenntnis arbeitete ich einen Projekt- und Budgetplan, mit Kosten- und Nutzen-Analyse aus und reichte diesen dann als Antrag bei der Geschäftsführung zur Genehmigung des Projekts ein. Und tatsächlich: Er wurde genehmigt!

In einem Kick-Off Meeting brachte ich allen Beteiligten meine Ideen nahe, besprach die Ziele und das damit verbundene Konzept. Und ehe ich mich versah, waren wir schon mitten im Projektgeschehen.

Herausforderungen und Umgang bei der App-Entwicklung

Als besondere Herausforderung galt es für mich, die Balance zwischen der Durchführung und dem Management des Projekts zu halten. Denn einerseits war ich der Projektleiter und andererseits auch Entwickler. Beide Rollen beanspruchten ihre Zeit. So musste man sich zu Beginn an die Zeit-schätzungen herantasten. Dabei bemerkte ich schnell: Das A und O ist der regelmäßige Austausch und Abgleich eines einheitlichen Verständnisses zwischen allen Projektbeteiligten. Um diesen zu gewährleisten, entschieden wir uns für eine agile Entwicklungsmethode mit Iterationen von einer Woche. Dies ermöglicht einen aktiven und regelmäßigen Rückkopplungsprozess mit dem Product-Owner. In diesem Fall das Unternehmensmarketing. Zudem bot sich für mich das Kommunikations-Tool von Microsoft „Teams“ an. Hier werden alle Grundfunktionalitäten eines Taskboards abgedeckt und durch Filesharing mit Medien ergänzt.

Mit Covid-19 und dem damit verbundenem Homeoffice steigerten sich zunächst die Kommunikationsherausforderungen. Schnell zeigten sich jedoch dann die Vorteile von Teams. Durch Videotelefonie wurden wöchentliche Meetings aufrechterhalten und somit die Kommunikation nicht eingeschränkt. So konnte ich alle Beteiligten involvieren, motivieren und auf dem aktuellen Stand halten.

Projektbedeutung und Ergebnis

Die Chance als Auszubildender ein Projekt über längere Zeit selbstständig zu führen, ist eine echte und wichtige Erfahrung. Auf diesem Weg werden sowohl schnell Stärken und Schwächen der Projektmanagement-Konzepte erkannt als auch die Schwierigkeiten der Koordination und Kommunikation von Informationen. Auszubildende bekommen für gewöhnlich selten die Chance richtig Verantwortung zu übernehmen oder sich ihre Projekte auszusuchen. Anders bei Inwerken: Hier werden sie mit einbezogen und ihre Ideen ernst genommen. Das bedeutet, die Chance eigene Erfahrungen zu sammeln, lernen Verantwortung zu übernehmen und am Ende stolz auf das eigene Produkt sein zu können. Die App befindet sich heute in der aktiven Testphase und wird derzeit zur internen Weiterbildungskoordination genutzt. Die Resonanz ist sehr positiv, sodass wir es in Zukunft in Betracht ziehen, es zu wagen mit der App für uns neue Märkte zu betreten. Und dabei begann alles mit einer kleinen Idee am SAP Inside Track.

Fragen zur Ausbildung bei Inwerken?

Für Informationen rund um die Ausbildung bei Inwerken, wende dich gern an unser Team. Miriam Taufall beantwortet gern deine Fragen. Auch wenn du in den ausgeschriebenen Stellenangeboten keine Anzeige entdeckst: Eine Initiativ-Bewerbung kann sich lohnen.